Tapahtumasuunnittelu kuuluu kaikille
Tapahtumasuunnittelu on avain onnistuneeseen tilaisuuteen. Jokainen meistä on tehnyt tapahtumasuunnittelua, toinen enemmän tietoisesti kuin toinen. Vain skaala ja riskit vaihtelevat. Yksi järjestää syntymäpäivät 10-vuotiaalle tyttärelleen, toinen – vaikka TAPAUS – järjestää juhlat 100-vuotiaalle asiakasyritykselleen. Rsvp-ilmoitusten seuranta voi olla tarpeen niin viiden kuin viidentuhannenkin vieraan osalta. Siinä missä satunnainen järjestäjä vinkkaa bussin ja kertoo ovikoodin, tapahtumatoimisto buukkaa hotellin ja järjestää ilotulituksen.
Tapahtuman koosta riippumatta kulunut sanonta inspiraation ja perspiraation suhteesta pätee tapahtumasuunnitteluun: luovuudella on osansa wow-elämyksen aikaansaamisessa, mutta kova työ, yksityiskohtien huomioiminen ja rautainen rutiini ovat vähintään yhtä tärkeitä.
Onnistunut tapahtuma on monien asioiden summa
Tapahtumasuunnittelussa itse tapahtuma on usein vain lyhyt tähdellä merkitty kohta aikajanalla. Tapahtumavieraan matka pitää suunnitella ensimmäisestä save the date -kutsusta aina kiitosviestiin ja usein jopa seuraavaan tapahtumaan ilmoittautumiseen asti.
Yksi tapahtuma antaa siis pätevän syyn olla yhteydessä samaan vieraaseen niin monta kertaa, että suhde muistuttaa etuohjelmaa tai kanta-asiakkuutta. Tämän arvokkaan kontaktimahdollisuuden hallinta on osa tapahtumasuunnittelua.
Jokainen voi tehdä tapahtumasuunnittelua sydämellä, eräille meistä se on myös työ. Sillä on yhtymäkohtia lentokapteenin ammattiin: kun h-hetki koittaa tulee toiminta selkärangasta ja jokainen yksityiskohta on tarkkaan suunniteltu, simuloitu ja harjoiteltu,
Miten tapahtumasuunnittelu toteutetaan Tapauksella?
Meillä Tapauksella tapahtumasuunnittelu kattaa kaiken tapahtuman tavoitteista, onnistumisen mittareista, luovasta suunnittelusta aina asiakaskokemuksen, budjetin ja aikataulun suunnitteluun sekä itse tapahtuman sisällön ja tuotannon suunnitteluun. Suhtaudumme tapahtumasuunnitteluun ammattitaidolla, kokonaisvaltaisesti ja intohimolla.
Kun tapahtumasuunnittelu on ammattilaisen käsissä jokainen tapahtumakävijä ja -tilaaja voi tapahtumapäivänä keskittyä itse viihdyttämään vieraita, hieromaan bisnestä tai vain nauttimaan tapahtumahumusta. Me Tapauksella huolehdimme kaikesta muusta.
TAPAUS on erikoistunut suunnittelemaan tapahtumia moneen varautuen mutta kuitenkin sekä kuvaannolliset että kirjaimelliset tulipalot tarvittaessa sammuttaen. Tapahtumissa, kuten elämässä yleensä, yllätykset tuovat hauskuuden ja suunnittelu tuo varmuuden.
Tapauksella on yli kymmenen vuoden kokemus niin pienten kuin suurten tapahtumien suunnittelusta ja toteuttamisesta Suomessa ja ulkomailla. Yhdessä laajan ja luotettavan verkostomme kanssa olemme toteuttaneet tuhansia ikimuistoisia tapahtumia yrityksille, kuluttajille, päättäjille, lapsille, nuorille ja monelle muulle kohderyhmälle. Tapahtumasuunnittelu onnistuu meiltä, oli kyseessä millainen kohderyhmä tahansa!
